Hasta ahora, el plan contable era bastante ambiguo con respecto a la contabilización en el activo del software que no fuera indispensable para el funcionamiento de cualquier máquina. Consecuencia de ello, su posición en el activo de la compañía y su amortización tanto contable como fiscal era complicada existiendo múltiples interpretaciones: empresas que lo incluyen como gasto del ejercicio, otras siguen las pautas de amortización de las máquinas en las que se instala... El nuevo plan contable supone un cambio importante:
1. En el nuevo plan general de contabilidad se crea el concepto de activo intangible. Esto aplica al software que no forma parte de la máquina o que no es necesario para que la máquina funcione.
En un PC, por ejemplo, forma parte de la máquina el firmware (BIOS) y el sistema operativo (Windows). Esto es inmovilizado inmaterial cuya contabilización y amortización legal y contable están claras desde hace años.
El problema estaba con Office, que no es software indispensable para el funcionamiento del PC. Ahora, Office es inmovilizado intangible, y por tanto puede incorporarlo al activo bajo esta nueva denominación y amortizarse legalmente en los % que establezca la norma.
2. Al ser un activo, se tratan como tal para efectos fiscales (amortizaciones, deducciones, desgravaciones, venta/traspasos, etc) y para el balance.
Al aclararse la normativa respecto a la contabilización y amortización de este tipo de software, Hacienda dispone de una herramienta de inspección: Si una empresa se ha desgravado por Office, el software tiene que estar pagado, es decir, ser original. En un principio, por la información de que disponemos, no se perseguirá inicialmente la piratería, aunque puede poner en conocimiento de competencia el hecho de que una empresa tenga software ilegal o esté por debajo del número de licencias.
Esta última parte no es muy acertada para comunicar a cliente final pero como herramienta de venta del canal es muy importante: Hacienda se queda y comunica el listado de software que tiene el cliente, quedando éste expuesto a posibles sanciones bien de hacienda bien de competencia.
¿Cómo se traslada esto a la realidad contable de una empresa?
Por ejemplo, Una empresa adquiere Pcs, hardware+Windows, por valor de 10.000,00€ (+1.800,00 de IVA) y compra licencias de Office por valor de 2.000€.
Hasta el cambio de la normativa:
Supongamos que el PCG te dice que se amortice en 5 años y que esto coincide con la norma fiscal. El IVA sería deducible todo (salvo excepciones contempladas). De los 10.000 euros de base sería deducible tanto contable como fiscalmente el 20% cada año, es decir que 2000 son gasto deducible hasta que se agoten los cinco años.
Si la norma contable permite un 25% y la fiscal solo un 20%, se tiene que hacer ajustes pero lo importante es que a la hora de hacer el Impuesto sobre Sociedades te puedes deducir 2000 al año. Si la norma fiscal te permite más % que la contable tb se hacen ajustes pero al revés.
¿Y Office?, Al no estar recogido por la norma podía considerarse un gasto del ejecicio sin incorporarse al activo o incorporarse como Activo Inmaterial pero al no tener una tabla de amortización, amortizarse siguiendo las de la máquina por ejemplo.
Con la nueva normativa:
Supongamos que el PCG te dice que se amortice en 5 años y que esto coincide con la norma fiscal. El IVA sería deducible todo (salvo excepciones contempladas). De los 12.000 euros de base sería deducible tanto contable como fiscalmente el 20% cada año, es decir que 2.400 (Maquinas+Office) son gasto deducible hasta que se agoten los cinco años.
Si la norma contable permite un 25% y la fiscal solo un 20%, se tiene que hacer ajustes pero lo importante es que a la hora de hacer el Impuesto sobre Sociedades te puedes deducir 2.400 al año. Si la norma fiscal te permite más % que la contable tb se hacen ajustes pero al revés.
Office queda por tanto incorporado al activo de la compañía y se convierte en un elemento que incluso puede ser enajenado o intercambiado no como antes.
